Whistleblowing

Whistleblowing – Zákon o ochraně oznamovatelů

Co to je whistleblowing a proč je důležitý?

Whistleblowing se týká situace, kdy zaměstnanec či jiná osoba v organizaci odhalí nějaké nepravosti, například korupci, porušení zákona nebo etických norem. Toto chování pak ohlásí, a to buď interně, tedy ve své organizaci, nebo externě.
Whistleblowing má zásadní význam pro společnost, protože umožňuje odhalování nepoctivého jednání a přispívá k větší transparentnosti, etice a zodpovědnosti ve firemním prostředí. Díky whistleblowingu mohou být odhaleny a řešeny problémy, které by jinak zůstaly skryty, a organizace tak získávají příležitost vyřešit odhalená rizika včas.

Jaký má whistleblowing přínos pro zaměstnavatele a zaměstnance?

Zaměstnavatel může díky oznámení rychle odhalit problémy a přijmout taková opatření, která povedou k jejich řešení, ke zlepšení firemní kultury a pověsti organizace, a ke snížení rizika právních a finančních následků spojených s nekalým jednáním. 
Oznámit lze trestné činy, nesrovnalosti a porušení předpisů či jiná jednání v rozporu se zákony EU nebo vnitrostátními zákony, například:

• korupci a finanční nesrovnalosti, například úplatky, nekalou soutěž, praní špinavých peněz, podvod, střet zájmů,
• porušení BOZP předpisů týkající se například zdraví a bezpečnosti na pracovišti, bezpečnosti výrobků, vážné diskriminace a obtěžování v rozporu se zákony,
• porušení předpisů na ochranu životního prostředí, například nezákonné nakládání s nebezpečným odpadem,
• porušení ochrany osobních údajů, například zneužití osobních údajů,
• v případě nespokojenosti na pracovišti či souvisejících problémů zaměstnance žádáme, aby se obraceli na nadřízeného nebo manažera. Tyto problémy nelze v rámci whistleblowingu vyšetřit.

Osoba, která oznámení podává, nemusí mít k vyjádření podezření jasný důkaz. Úmyslné nahlašování falešných nebo zavádějících informací je ale zakázáno. Zneužití služby pro whistleblowing je závažným disciplinárním přestupkem. 

Jakou formou lze oznámení podat a kdo se bude oznámením zabývat?

Povinnosti zaměstnavatele
Zákon o ochraně oznamovatelů ukládá zaměstnavatelům řadu povinností. Mezi ně patří:

• povinnost zřídit interní oznamovací systém a zpřístupnit jej zaměstnancům, 
• informovat zaměstnance o právech a povinnostech spojených s whistleblowingem,
• chránit oznamovatele,
• zajistit důvěrnost oznamování.

Zaměstnavatelé mají také povinnost podané oznámení vyhodnotit, provést případné vyšetřování a přijmout odpovídající opatření na základě výsledků vyšetřování. Pokud je prokázáno porušení zákona nebo jiných nepravostí, zaměstnavatelé jsou povinni přijmout opatření k jejich odstranění a zabránit, aby se opakovaly. Taktéž mají povinnost informovat oznamovatele o výsledku vyšetřování a přijatých opatřeních.

Osoba pro whistleblowing

Přístup ke zprávám přijatým prostřednictvím kanálu pro whistleblowing má jen určená osoba s pravomocí případy whistleblowingu řešit. Její aktivita se zaznamenává a zprávy jsou zpracovávány jako důvěrné. V případě potřeby se do vyšetřovacího procesu mohou zapojit osoby, které přispějí odbornými znalostmi, a to na základě souhlasu oznamovatele, v případě, že oznamovatel odhalil svou totožnost. Tyto osoby mají přístup k relevantním údajům a jsou rovněž vázány důvěrností.
Osoba pro whistleblowing, která může do oznámení nahlížet:

• Ludmila Mlčáková

PŘIJETÍ OZNÁMENÍ

Po obdržení oznámení se určená osoba pro whistleblowing rozhodne, zda ho přijme nebo zamítne. Pokud bude oznámení přijato, uplatní se i příslušná opatření pro vyšetřování, viz část Vyšetřování níže.
Do 7 dnů oznamovatel obdrží potvrzení o přijetí oznámení.
Pověřená osoba pro whistleblowing nahlášené pochybení nevyšetří, pokud:

• domnělé jednání podle pokynů pro oznamování nekalého jednání nelze oznámit
• oznámení nebylo učiněno v dobré víře nebo je úmyslně škodlivé
• chybí dostatek informací pro další vyšetřování
• byl předmět oznámení už vyřešen

Pokud má zpráva problematické rysy nezahrnuté v těchto pokynech pro oznamování nekalého jednání, měl by tým pro whistleblowing oznamovateli dodat příslušné instrukce.
Tým pro whistleblowing odešle příslušnou zpětnou vazbu v zákonné lhůtě 30 dnů ode dne, kdy oznámení obdrží.

VYŠETŘOVÁNÍ

Se všemi zprávami se zachází seriozně a v souladu s těmito pokyny pro oznamování nekalého jednání.
Pověřená osoba pro whistleblowing ani osoba zapojená do procesu vyšetřování se nebude pokoušet o identifikaci oznamovatele.
Pověřená osoba pro whistleblowing může v případě potřeby pokládat doplňující dotazy prostřednictvím kanálu pro anonymní komunikaci.
Oznámení nebude prošetřovat nikdo, kdo by mohl být do nekalého jednání zapojen nebo by se ho dotýkalo.
Zúčastněné strany s oznámeními zacházejí důvěrně.
Se souhlasem oznamovatele lze do vyšetřování zapojit interní nebo externí odborníky.
Ochrana osobních údajů

OCHRANA OZNAMOVATELE

Osobě, která podle těchto pokynů oznámí skutečné podezření nebo pochybnosti, nehrozí ztráta zaměstnání ani jakákoliv forma sankcí nebo osobních nevýhod. Pokud oznamovatel jedná v dobré víře, není podstatné, zda se mýlí.
Oznamovatel bude informován o výsledcích vyšetřování domnělého jednání, a to s ohledem na soukromí osob, vůči kterým bylo vzneseno obvinění, a na jakékoli jiné záležitosti týkající se důvěrnosti.
V případě údajných trestných činů bude neanonymní oznamovatel informován, že během soudního řízení může být nutné odhalit jeho totožnost.
Dále zákon o ochraně oznamovatelů ukládá zaměstnavatelům povinnost vypracovat interní pravidla pro podávání, vyšetřování a řešení oznamování, a tyto pravidla zpřístupnit zaměstnancům. Měla by obsahovat postup, jak podat oznamování, jak bude oznamování vyšetřováno, jaké jsou možné sankce za falešné oznamování a jak je zajištěna důvěrnost oznamování.

Co je to vnitřní oznamovací systém? 

Vnitřní oznamovací systém je interní mechanismus, který je implementován firmou k odhalování nesprávného chování na pracovišti. Tento systém umožňuje whistleblowerům podat oznámení o neetických nebo protiprávních jednáních, které mohou ohrozit veřejný zájem. Firma musí v rámci tohoto systému zavést komunikační kanály, jako jsou softwary, schránky, emailové adresy nebo telefonní linky, které umožní zaměstnancům podat oznámení ústně nebo písemně.

Jakým způsobem může člověk oznámit nekalé jednání?

a) elektronicky

• na e-mailovou adresu mlcakova@rdrymarov.cz nebo
• pomocí nástroje pro přijímání a řešení oznámení - interní oznamovací systém v rámci společnosti, který je dostupný přes níže uvedený formulář

b) písemně v listinné podobě  

• na adresu sídla zaměstnavatele RD Rýmařov s. r. o., 8. května 1191/45, 795 01 Rýmařov, a to prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb. Uzavřenou a zalepenou obálku je nutné označit slovy „NEOTVÍRAT – pouze k rukám Ludmily Mlčákové“.

c) telefonicky 

• na číslech: +420 602 539 323, +420 554 252 205, v pracovní dny od 8:00 do 15:00 hodin 

d) osobně 

• v pracovní dny od 8:00 do 15:00 hodin, na adrese 8. května 1191/45, 795 01 Rýmařov, doporučení - na osobní schůzce je vhodné se předem domluvit (lze dohodnout jiné místo, čas) 

e) prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému vedeného Ministerstvem spravedlnosti 

• tj. přes elektronický formulář nebo kontaktní údaje dostupné na webové adrese https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/

Bezpečnost je v otázce whistleblowingu zásadní

Při implementaci whistleblowingového systému je důležité dbát na ochranu soukromí whistleblowerů a na bezpečnost firemních dat. Systém by měl zajistit, že informace poskytnuté whistleblowerem budou chráněny a zpracovávány v souladu se zákony.